REGULAMENTA A
DELIBERAÇÃO CEE Nº 336/13, QUE TRATA DE EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS ESCOLARES DE
INSTITUIÇÕES DE ENSINO EXTINTAS, E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS QUANTO AO
ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES .
O SECRETÁRIO
DE ESTADO DE EDUCAÇÃO, no uso de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO:
- o direito de
acesso em repartições públicas, a informações para defesa de direitos e
esclarecimento de situações de interesse pessoal expresso no art. 5º, XXXIV da
Constituição Federal, e no art. 12, II da Constituição Estadual;
- a
responsabilidade do Poder Público Estadual com o processo de oferta de Educação
Básica expressa inequivocamente nos termos dos art. 7º, II e 10, I da Lei de
Diretrizes e Bases da Educação Nacional - Lei nº 9.394/1996;
- o
compromisso do Poder Público com a proteção dos direitos dos administrados e o
melhor cumprimento dos fins do Estado, conforme o disposto na Lei Estadual nº
5.427/2009, especialmente em seu art .2º, II e XII;
- a
necessidade de se preservar a informação pessoal, conforme disposto na Lei nº
12.527/2011, art. 6º, III;
- as políticas
públicas federais e estaduais estabelecidas para a proteção do consumidor;
- o grande
número de instituições escolares extintas anualmente no âmbito do Sistema de
Ensino do Estado do Rio de Janeiro e as responsabilidades público-institucionais
próprias decorrentes deste fato;
- os
princípios de responsabilização no tocante à produção, guarda, custódia e
acesso a documentos escolares que constituem o acervo recolhido de escolas
extintas, integrantes do Sistema Estadual de Ensino, todos preconizados na
legislação educacional pertinente, como também no Código Penal Brasileiro;
- os
parâmetros de responsabilização definidos para os mantenedores e equipe
técnico-administrativo-pedagógica das instituições de ensino, em especial os
definidos no corpo da Lei Estadual nº 4.528/2005 e na Deliberação CEE nº
339/2013, art. 2º; e
- o disposto
na Deliberação CEE nº 336, de 11 de junho de 2013, em seu art. 8º,
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DA AUTENTICAÇÃO E DA EXPEDIÇÃO
DE
DOCUMENTOS ESCOLARES
Seção I
Da Competência
Art. 1º - É de competência dos órgãos centrais e regionais de Inspeção Escolar,
ou órgãos que eventualmente os substituam, a responsabilidade pela custódia e
gestão do acervo recolhido de escolas extintas integrantes do Sistema de Ensino
do Estado do Rio de Janeiro, a autenticação de documentos escolares oriundos
destas instituições e a expedição de certidões de escolaridade e de estudos
realizados .
§ 1º - São atribuições exclusivas do órgão central de Inspeção Escolar,
por meio da Coordenação de Escolas Extintas - CEEX:
a) O planejamento e a gestão dos processos de pesquisa documental junto
ao acervo, bem com o seu gerenciamento junto aos órgãos regionais de inspeção
escolar;
b) O desenvolvimento de ações de capacitação profissional junto aos
órgãos regionais de inspeção escolar;
c) O assessoramento técnico-educacional no tocante à sua área de atuação;
d) A publicação em Diário Oficial das listagens de concluintes;
e) Proceder à instrução e às respostas de processos e demandas
judiciais;
f) O controle dos fluxos operacionais e a responsabilidade pela
organização dos relatórios gerenciais;
g) O atendimento a solicitações de esclarecimento quanto à situação
do estabelecimento de ensino e à regularidade da documentação emitida, por meio
de processo administrativo próprio e, sempre que necessário, procedendo à
resposta ao solicitante .
§ 2º - São atribuições das Coordenações Regionais de Inspeção Escolar -
CRIEs:
a) A gestão dos procedimentos referentes às solicitações de
autenticação e emissão de documentos oriundos de escolas extintas;
b) A atuação em processos de encerramento de acervos de escolas extintas;
c) O gerenciamento e a custódia provisórios de acervos de escolas extintas;
d) A confecção e o envio dos editais de publicação de concluintes
de curso por meio eletrônico, exclusivamente através do e-mail institucional;
e) Instruir processos de natureza jurídica, respeitados os prazos
legais, encaminhando em seguida à CEEX para que preste esclarecimentos à
Assessoria Jurídica da SEEDUC;
f) O atendimento a solicitações de esclarecimento quanto à situação
do estabelecimento de ensino e à regularidade da documentação emitida, por meio
de processo administrativo próprio e, sempre que necessário, procedendo à
resposta ao solicitante .
Seção II
Da Gestão do Acervo e da Instrução Processual
Art. 2º - O gerenciamento e a custódia do acervo poderão, por interesse justificado
da Administração Pública, ser realizados pela própria Secretaria de Estado de
Educação - SEEDUC, através da CEEX da Diretoria de Inspeção Escolar,
Certificação e Acervo - DICA, ou, ainda, por meio de prestação de serviço
especializado contratado segundo as normas vigentes .
§ 1º - Para efeitos desta Resolução, considera-se acervo de escolas extintas
o conjunto de documentos referentes ao funcionamento de instituições de ensino
autorizadas e ao itinerário acadêmico dos egressos das mesmas, sob custódia e
gerência da SEEDUC .
§ 2º - Salvo expressa disposição em contrário emitida pelo Conselho Estadual
de Educação, ou órgão técnico educacional integrante da SEEDUC responsável
pelos procedimentos de acompanhamento e avaliação do Sistema de Ensino do
Estado do Rio de Janeiro, consideram- se regulares e válidos os documentos
custodiados pela SEEDUC, independentemente dos formatos de expedição e de
arquivamento adotados pelas unidades de ensino durante seu funcionamento .
Art. 3º - Os atos da SEEDUC junto ao acervo de escolas extintas, independentemente
de seu local e forma de custódia, estão circunscritos, exclusivamente, a
pronunciamentos ligados à vida escolar de alunos egressos e à regularidade dos
cursos oferecidos pela instituição, seja na forma de autenticação de
documentos, ou, ainda, na forma de emissão de certidões, estando vedados, em
razão das características específicas do acervo, atos de qualquer outra
natureza .
Art. 4º - O pedido de autenticação dos documentos escolares, bem como a
emissão de certidões, deve ser veiculado por meio de processo específico,
autuado na SEEDUC, nos termos definidos pela Deliberação CEE nº 336/2013, pelo
próprio interessado ou por procurador legalmente constituído, sendo admitida a
solicitação com o envio de documentos por meio de correspondência, desde que
contenha todos os elementos mínimos definidos pela legislação, ressalvado o que
dispõe o art. 5º in fine desta Resolução .
§ 1º - Todos os documentos pessoais e acadêmicos, ou cópias destes, acostados
a processos autuados sob a forma de correspondência, ou, ainda, por
procuradores legalmente constituídos, deverão, necessariamente, estar
autenticados em cartório, ou com aposição de “confere com o original” por
funcionário público, e as assinaturas constantes dos Anexos I e II da
Deliberação CEE nº 336/2013 deverão ter suas firmas reconhecidas em cartório ou
equivalente .
§ 2º - No preenchimento do Anexo I da Deliberação CEE nº 336/2013, é
indispensável que se observem os seguintes aspectos:
I - Identificação completa do requerente por meio de documento de identidade
oficial com foto;
II - Identificação completa do endereço da instituição de ensino,
onde, efetivamente, foram realizadas as atividades pedagógicas;
III - Identificação completa do endereço do requerente e, ainda,
quando for o caso, do procurador legalmente constituído, de modo a possibilitar
contatos que tenham por objetivo cientificar eventuais exigências;
IV - No espaço referente à justificativa, preferencialmente, além de
relacionar os fatos que impediram o recebimento da documentação, identificar
membros da equipe da instituição atuante na época, eventuais endereços de
atendimento distintos do local de funcionamento institucional e fatos outros
julgados relevantes .
§ 3º - A declaração expressa firmada pela assinatura do Anexo II da Deliberação
CEE nº 336/2013 constitui prerrogativa exclusiva e intransferível do
interessado, não podendo ser exercida por procurador, mesmo que legalmente
constituído .
Art. 5º - A retirada da documentação escolar emitida ou de cópia
autenticada, em razão das políticas de proteção de acesso à informação de
natureza pessoal, deverá ser realizada pessoalmente, ou por meio de procurador
legalmente constituído, no órgão central de Inspeção Escolar, ou em órgão
regional indicado pelo requerente, ficando vedado o seu envio por
correspondência ou equivalente .
Art. 6º - Solicitações de autenticação de documentos escolares feitas por
instituições constituem procedimentos de exceção e serão respondidas sob a
forma de ofício, emitidos pela CEEX e CRIE´s, acompanhado do(s) documento(s)
que constitui(em) o processo .
§ 1º - O ofício terá como objetivo declarar, inequivocamente, a
regularidade dos estudos escriturados nos documentos, identificando como referência:
a) o número do processo administrativo onde se promoveu o
atendimento;
b) o ato autorizativo da instituição de ensino referente ao curso
em questão;
c) o Inspetor Escolar ou servidor regularmente lotado em órgão de Inspeção
Escolar que realizou o procedimento administrativo, bem como a autenticidade
dos documentos apresentados .
§ 2º - Não serão apostos carimbos de autenticidade nos documentos de
comprovação de escolaridade que eventualmente acompanhem a resposta .
Seção III
Da Emissão e da Autenticação de Documentos Escolares
Art. 7º - Para efeitos desta Resolução, considera-se declaração de autenticidade
pronunciamento expresso do órgão de Inspeção Escolar, por meio de ação técnica
exclusiva de Inspetor Escolar, ou de membro de equipe lotado na CEEX ou em uma
das CRIE´s, em processo administrativo próprio, a qual tem por objeto o ateste
da veracidade da situação acadêmica declarada no documento apresentado .
§ 1º - A autenticação se dará, ainda, no corpo do documento
apresentado, por meio de aposição de carimbo de autenticidade, constante do
Anexo I desta Resolução, salvo no caso previsto no art. 6º e seus parágrafos .
§ 2º - São passíveis de autenticação os documentos escolares originais ou
em cópia, desde que a escrituração esteja correta, completa, legível, não
suscite dúvida de natureza técnica e atenda, no que couber, aos requisitos
pertinentes ao documento previstos no art. 5º da Deliberação CEE nº 336/2013 .
Art. 8º - Na impossibilidade de autenticação de documentação escolar e,
desde que a solicitação atenda, inequivocamente, ao previsto no art. 5º da
Deliberação CEE nº 336/2013, no que couber, ou, em casos excepcionais, seja
identificado inequivocamente o itinerário acadêmico do requerente no corpo do
processo de extinção, será expedida pela CEEX e pelas CRIE´s, conforme o caso específico,
certidão de escolaridade ou de estudos realizados, respectivamente na forma dos
Anexos II e III desta Resolução .
§ 1º - Somente serão emitidas certidões de escolaridade ou de estudos realizados,
quando não for possível, por deficiências e/ou fragilidades no processo de
escrituração dos documentos escolares apresentados na pesquisa, proceder à
autenticação dos mesmos .
§ 2º - Nos Anexos II e III, o espaço destinado a “Observação” tem como
objetivo o registro de:
a) Informações adicionais referentes à aprovação na forma de
progressão parcial, identificando eventuais componentes curriculares a serem
cursados, consignando a expressão “aprovado sob regime de progressão
parcial” .
b) De estudos não concluídos em Educação Profissional Técnica de Nível
Médio, identificando as disciplinas concluídas com êxito e sua respectiva carga
horária, inclusive a referente a estágio supervisionado;
c) Identificação, no caso de Educação
Profissional Técnica de Nível Médio, da carga horária do estágio supervisionado
e o período de realização;
d) Esclarecimentos quanto à equivalência de cursos;
e) Identificação de eventuais atos administrativos ou judiciais que
subsidiem a excepcionalidade de emissão dos documentos;
f) Informações relevantes que façam referência clara e inequívoca
ao direito a prosseguimento de estudos e decorrentes procedimentos de escrituração
.
§ 3º - No caso de certidão de estudos realizados em razão de aprovação em
regime de progressão parcial, cabe, junto à indicação da etapa na qual o
requerente pode dar continuidade a seus estudos, a menção a regime de
progressão parcial e, no espaço de observação, deverão ser identificados
expressamente os componentes curriculares a serem cursados sob tal regime .
§ 4º - No caso de certidão de estudos realizados referentes à Educação Profissional
Técnica de Nível Médio, será registrado o último módulo, período ou outra forma
de organização adotada pela instituição de ensino, e, no espaço da observação,
serão identificados os componentes curriculares cursados e sua respectiva carga
horária .
§ 5º - No caso de estudos concluídos cuja publicação já tenha ocorrido de
maneira legítima e regular, nos termos expressos na legislação em vigor na
época, a conclusão não será republicada, sendo registrados na certidão os dados
referentes à publicação já realizada .
Art. 9º - No caso de documentos emitidos nos termos do § 3º, art. 1º da
Deliberação CEE nº 336/2013, serão adotados os mesmos ritos de análise,
conferência e atendimento utilizados pelo órgão de Inspeção Escolar nos acervos
por este custodiado .
§ 1º - A solicitação, via processo administrativo, deverá ser dirigida
à CEEX ou às CRIE´s, que procederão à pesquisa das informações referentes ao
aluno egresso e seu itinerário acadêmico junto ao processo que encerra as atividades
e autoriza a custódia do acervo .
§ 2º - Concluída a pesquisa, e no caso de resultado positivo, o
processo administrativo deverá ser encaminhado ao responsável pelo acompanhamento
e avaliação da instituição de ensino, que acompanhará e autorizará a emissão do
documento, a cargo da unidade escolar custodiante, e, em caso negativo, dará
ciência ao requerente da impossibilidade de atendimento .
§ 3º - No verso de documentos, ou cópias, entregues na forma do parágrafo
anterior, no espaço destinado a “Observações”, deverá ser escriturado e
assinado pelo(a) Secretário(a) Escolar e pela Direção, ou, excepcionalmente,
apenas pela Direção, e pelo Inspetor Escolar responsável pelo acompanhamento e
avaliação da instituição de ensino, o seguinte registro: (Identificação se
documento ou cópia) entregue em .../.../... (identificar a data), sob o nº
........... (identificar a numeração), registrado no livro .........
(identificar o livro), com base no Processo nº ......................
(identificar o processo que solicita a documentação), em atendimento expresso
(identificar o ato ou processo que regulariza a custódia da documentação) conforme
publicação no Diário Oficial de ___/___/___ as fls. ___ .
§ 4º - Para emissão dos documentos previstos no § 2º deste artigo, serão
adotados pela instituição de ensino os mesmos parâmetros e modelos utilizados
para a emissão dos documentos escolares referentes aos cursos em funcionamento,
salvo no caso de eventuais publicações de listagens de concluintes no Diário
Oficial, as quais deverão obedecer ao previsto no Anexo VI .
§ 5º - Somente os egressos identificados de maneira inequívoca no processo
de extinção da instituição de ensino e autorização de custódia do acervo farão
jus ao recebimento dos documentos referidos no § 2º deste artigo .
§ 6º - As pesquisas nos acervos temporariamente custodiados em caráter excepcional
por unidades escolares privadas são de responsabilidade do Inspetor Escolar que
acompanha a instituição de ensino .
§ 7º - As pesquisas nos acervos custodiados temporariamente em caráter excepcional
por unidades escolares públicas são de responsabilidade da equipe
técnico-administrativo-pedagógica da instituição, que procederá à juntada de
documentos e ao posterior encaminhamento à respectiva CRIE .
§ 8º - Sempre que expressamente requisitado pelo titular da
documentação, ou por procurador legalmente constituído, as equipes técnico- administrativo-pedagógicas
das instituições escolares, públicas e privadas, que estejam custodiando o
acervo de unidade(s) escolar(es) extinta(s) da mesma rede de ensino, poderão
proceder à entrega de documentos escolares que estejam prontos e não tenham
sido retirados na época, ou, ainda, cópias da documentação arquivada,
registrando esse procedimento em livro destinado especificamente para este fim
.
§ 9º - Fica vedada a emissão de 2ª via de documentos, devendo, se for o
caso, proceder à solicitação junto ao Poder Público .
Art. 10 - No caso específico de Educação Profissional Técnica de Nível Médio,
que implica conferência de Habilitação Profissional, será necessária, ainda,
comprovação inequívoca do estágio, no caso de obrigatório, ou, ainda, das
competências auferidas .
Parágrafo
Único - Fica autorizada, mediante manifestação
expressa do interessado, a expedição de certidão de escolaridade correspondente
à conclusão do Ensino Médio ou equivalente, exclusivamente pelos órgãos de
Inspeção Escolar, quando comprovada a não realização do estágio supervisionado,
no caso de obrigatório para a Habilitação Profissional cursada, sendo registrado,
no espaço destinado à nomenclatura do curso concluído, “Ensino Médio” ou
equivalente .
Art. 11 - A CEEX, as CRIE´s e as unidades escolares que custodiem acervos
de instituições extintas deverão manter livros próprios de registro referentes
à autenticação ou entrega de documentos e emissão de certidões de escolaridade
e de estudos realizados referentes às instituições formalmente extintas .
Parágrafo
Único - No âmbito dos órgãos de Inspeção Escolar,
com o fito de garantir capilaridade de atendimento, preservar a segurança
jurídica e evitar eventual duplicidade, no registro da documentação a ser
emitida deverá ser adotada a seguinte ordem de codificação: código da
regional/pólo de trabalho, identificação nos termos do Anexo IV, numeração do
livro, numeração sequencial e ano .
CAPÍTULO II
DO ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES
Seção I
Da Instrução Processual - Unidade Escolar Privada
Art. 12 - O encerramento de atividades, ou de curso de instituição privada
de ensino, constitui processo dirigido ao Secretário de Estado de Educação, na
forma do Anexo V, tendo como peças obrigatórias, independentemente de sua forma
e motivação, os seguintes documentos:
a) os atos de autorização para funcionamento, de cadastramento de mantenedores
e de equipe técnica;
b) eventuais alterações de dados cadastrais;
c) regimento(s) escolar(es), convênios de estágio supervisionado,
matrizes curriculares praticadas durante o período de funcionamento/oferta do(s)
curso(s);
d) cópias da comunicação de encerramento das atividades/curso à equipe
técnico-administrativo-pedagógica e docente, aos discentes e/ou responsáveis e,
quando couber, ao Conselho Tutelar da Região e aos órgãos de classe;
e) cópias de todas as Atas de Resultados Finais de todo o período
de funcionamento da instituição/oferta do curso a ser encerrado .
§ 1º - A documentação prevista nas alíneas do caput deste artigo
deverá, necessariamente, ser assinada pela equipe técnico-administrativo- pedagógica
cadastrada junto ao órgão central de Inspeção Escolar da SEEDUC .
§ 2º - A solicitação de encerramento de atividades/curso deverá ser protocolada
com, no mínimo, 60 (sessenta) dias de antecedência e não poderá ocorrer durante
os períodos letivos, com vistas a salvaguardar aos alunos o direito de
conclusão da série, fase, período, módulo ou outra forma de organização adotada
pela instituição de ensino .
§ 3º - São passíveis de recolhimento os seguintes documentos:
I - Quanto à vida escolar do aluno:
a) registro da matrícula do aluno no estabelecimento escolar,
incluindo identificação e qualificação do requerente, bem como o nome completo,
filiação, nacionalidade, data e local de nascimento do matriculando;
b) comprovante de escolaridade anterior - excetuado o referente à Educação
Infantil - ou, sendo o caso de que trata a Lei Federal nº 9.394/96, registro
pormenorizado do procedimento de classificação ou de reclassificação;
c) registro dos resultados obtidos pelo aluno ao longo e ao final
de cada período letivo cursado, em cada componente curricular, consignando a
aprovação ou a reprovação e o percentual total de frequência apurado na forma
da lei .
II - Quanto à instituição de ensino:
a) ato constitutivo da entidade mantenedora, bem como seus
eventuais atos de alteração, todos devidamente registrados;
b) atos regedores do funcionamento da instituição mantida, emitidos
pelo Poder Público, além do Regimento Escolar e seus eventuais Adendos,
devidamente registrados;
c) livro de registro dos certificados de conclusão ou diplomas
expedidos pela instituição, constando de nível de ensino, nome completo do
aluno, filiação, data de nascimento, ano de conclusão, número de controle
interno de emissão do documento, data da expedição, nome completo e assinatura
do Diretor;
d) Diários de Classe, ou outra forma de registro de frequência do
aluno e de conteúdo ministrado, por disciplina/componente curricular, dos últimos
05 (cinco) anos anteriores ao encerramento das atividades, quando da existência
dessa documentação no arquivo da instituição de ensino .
§ 4º- A custódia, gestão e eventuais encaminhamentos da documentação referida
no parágrafo anterior, arquivada na instituição de ensino, são de
responsabilidade compartilhada, intransferível e irrenunciável entre o
mantenedor e a equipe técnico-administrativo-pedagógica cadastrada junto à
SEEDUC .
Art. 13 - Da decisão de encerramento de atividades/curso, são, ainda no
que couber, obrigações da instituição de ensino:
I - Do mantenedor ou representante legal:
a) cumprir todas as obrigações trabalhistas;
b) proceder aos registros pertinentes junto à Fazenda Pública em suas
diferentes esferas;
c) finalizar, quando for o caso, os registros referentes ao uso do
imóvel para fins educacionais;
d) cumprir, na forma previamente acordada em instrumento contratual
próprio, as obrigações assumidas com o corpo discente e/ou seus responsáveis
referentes à oferta de Educação Básica, Profissional Técnica de Nível Médio e
Curso Normal;
e) comunicar o encerramento à equipe
técnico-administrativo-pedagógica e docente, aos discentes e/ou seus responsáveis
com, no mínimo, 90 (noventa) dias de antecedência, como também e quando couber,
ao Conselho Tutelar da Região e aos órgãos de classe .
II - Da equipe técnico-administrativo-pedagógica:
a) finalizar todos os procedimentos de escrituração escolar;
b) emitir toda a documentação necessária aos procedimentos de transferência;
c) organizar, em ordem estritamente alfabética, todas as pastas/dossiês de
alunos;
d) responsabilizar-se pela custódia segura de todo o acervo até que ocorra
o recolhimento;
e) proceder, no caso de encerramento a pedido, à emissão dos
documentos escolares até o momento do recolhimento;
f) no caso de encerramento de jure ou equivalente, manter total
sigilo sobre a documentação, estando terminantemente vedada a emissão de quaisquer
documentos escolares;
g) orientar os discentes e/ou responsáveis quanto aos procedimentos
de transferência através de emissão de comunicado pessoal, comprovado por meio
de registro em ata ou equivalente;
h) comunicar, no caso de existência de alunos menores de idade, ao Conselho
Tutelar da Região o encerramento das atividades, identificando a data, a
motivação e as ações adotadas com o fito de orientar os responsáveis;
i) comunicar, no caso de oferta de Educação Profissional Técnica de
Nível Médio, ao órgão de classe em que se exige registro para o exercício da
profissão, o encerramento das atividades, identificando a data, a motivação e
as ações adotadas com o fito de orientar os egressos .
Seção II
Da Instrução Processual - Unidade Escolar Pública Estadual
Art. 14 - O encerramento de atividades, ou de curso de unidade escolar pública
estadual de ensino, obedecerá à legislação específica em vigor que trate da
matéria .
§ 1º- A equipe técnico-administrativo-pedagógica, sobretudo o Diretor Geral
e o Secretário Escolar, em razão do princípio de responsabilização com a gestão
do acervo documental, só poderá ser dispensada de suas funções depois de
recolhido o acervo, ou regularmente custodiado por outra unidade escolar
pública estadual .
§ 2º- Na impossibilidade de manutenção da equipe
técnico-administrativo- pedagógica, por quaisquer razões, até o momento do
recolhimento ou da transferência regular efetiva para outra unidade escolar pública
estadual, o acervo ficará custodiado sob a responsabilidade pessoal e
intransferível dos titulares dos órgãos regionais pedagógico e administrativo,
ou órgãos que eventualmente os substituam que, excepcionalmente, para efeito de
escrituração, poderão assinar e subscrever a documentação escolar a ser
expedida .
§ 3º - Nos termos do parágrafo anterior, para a custódia e a gestão do
acervo, excepcionalmente poderá ser designada em processo específico, por meio
de Ordem de Serviço Conjunta entre os órgãos regionais pedagógico e
administrativo, a equipe técnico-administrativopedagógica de outra unidade
escolar pública estadual que possua autorização dos mesmos cursos da
instituição em processo de extinção, na forma do Anexo VI desta Resolução,
constituindo peças indispensáveis do processo de designação:
a) justificativa com identificação da instituição em processo de
extinção, cursos autorizados e período de oferta, equipe
técnico-administrativo- pedagógica, data de encerramento da oferta e período de
atuação da equipe designada;
b) documentação que comprove a designação da equipe
técnico-administrativo- pedagógica para atuação em unidade escolar pública
estadual;
c) documentação que comprove a exoneração da equipe
técnico-administrativo- pedagógica em atuação na unidade escolar;
d) atos autorizativos da instituição de ensino em processo de
extinção;
e) Identificação do processo de extinção instaurado;
f) termo de compromisso assinado pela equipe
técnico-administrativopedagógica, responsabilizando-se pela custódia do acervo
da instituição de ensino .
§ 4º - Nos casos previstos nos § § 2º e 3º deste artigo, enquanto não houver
a regularização efetiva do encerramento da unidade escolar pública estadual, ou
de seu curso, por meio de publicação em Diário Oficial, a custódia do acervo,
eventuais procedimentos de regularização de vida escolar e a emissão dos
documentos escolares deverão ser mantidos de maneira regular conforme os
seguintes critérios:
a) eventuais publicações de listagens de concluintes deverão ser
realizadas em nome da instituição de ensino em processo de extinção, na forma
do Anexo VII, as quais serão, necessariamente, assinadas pelos responsáveis
pela custódia e, ainda, conforme o caso, pelos titulares dos órgãos regionais
pedagógicos, administrativos e de inspeção escolar;
b) os documentos emitidos seguirão os padrões e formas adotadas pela
legislação em vigor para documentos oriundos de unidades escolares públicas
estaduais em funcionamento, cabendo, necessariamente, em espaço próprio, a
seguinte observação: Documento emitido nos termos da Resolução SEEDUC nº
......../...... (identificar a numeração desta Resolução);
c) os documentos emitidos, independentemente se histórico escolar, certificado
ou diploma, serão, necessariamente, assinados pelo Inspetor Escolar que
acompanha a instituição de ensino responsável pela custódia, ou, ainda, que
tenha sido designado para acompanhamento específico desta ação por meio de ato
da chefia imediata;
d) eventuais procedimentos de
regularização de vida escolar, sobretudo os de classificação e reclassificação,
serão realizados pela instituição onde o acervo se encontra custodiado, ou,
ainda, por instituição de ensino designada em ato conjunto dos órgãos regionais
pedagógico e administrativo, e escrituradas em nome da instituição de origem .
§ 5º- Agregam-se, ainda, ao processo de encerramento a documentação prevista
no art. 12, alíneas “a”, “c” e, preferencialmente, “e” desta Resolução .
§ 6º - A custódia de acervos escolares em escolas públicas estaduais, em
data anterior à publicação desta norma, deverá ser regularizada por meio de
processo administrativo próprio, nos termos desta Resolução .
Art. 15 - Da decisão de encerramento de atividades/curso, são obrigações da
equipe técnico-administrativo-pedagógica:
I - finalizar todos os procedimentos de escrituração escolar;
II - emitir toda a documentação necessária aos procedimentos de transferência;
III- organizar, em ordem estritamente alfabética, todas as
pastas/dossiês de alunos;
IV - responsabilizar-se pela custódia segura de todo o acervo até que
ocorra o recolhimento;
V - proceder à emissão dos documentos escolares até o momento do recolhimento;
VI - orientar os discentes e/ou responsáveis quanto aos procedimentos
de transferência através de emissão de comunicado pessoal, comprovado por meio
de registro em ata ou equivalente, nos termos definidos pela SEEDUC no que
tange ao caso específico .
Parágrafo
Único - Nos casos previstos nos § § 3º e 4º do art.
12 desta Resolução, os titulares dos órgãos regionais pedagógico e
administrativo assumem a responsabilidade pela efetiva consecução das obrigações
previstas para a equipe técnico-administrativo-pedagógica .
Seção III
Do Ato de Encerramento das Atividades
Art. 16 - Caberá ao titular da Subsecretaria de Gestão de Ensino - SUGEN,
ou órgão que venha substituir, a emissão do ato de encerramento das
atividades/curso de instituição de ensino, que se dará na forma do Anexo VIII
desta Resolução .
§ 1º - No caso de encerramento de jure por ato legítimo do Conselho Estadual
de Educação, será, ainda, para fim de registro, editada Portaria nos termos
previstos no caput deste artigo .
§ 2º - No caso de encerramento por irregularidades, em atendimento ao
art. 69-A da Lei Estadual nº 4.528/2005 e à Deliberação CEE nº 339/2013, o ato
de encerramento deverá fazer menção às aludidas normas, constando a
identificação do(s) Sócio(s) e/ou Mantenedor(es), bem como a identificação do
Diretor, Diretor Substitutivo, Secretário
Escolar e, quando couber, do(s) Professor(es) Orientador(es), que tenham
exercido essas funções no estabelecimento de ensino na ocasião do encerramento
.
Art. 17 - Quando o encerramento das atividades do estabelecimento de
ensino autorizado, ou do curso, sobretudo no caso de acervos entregues sem a
observância dos procedimentos de extinção e/ou comunicação prévia à SEEDUC,
caracterizando, assim, encerramento de fato, mas não de direito, caberá à DICA
o procedimento de regularização por meio de ato próprio, preservado o direito
ao contraditório e à ampla defesa e observados todos os demais procedimentos
técnicos e administrativos cabíveis .
§ 1º - Os procedimentos previstos no caput deste artigo levarão em conta
a situação concreta da instituição de ensino, com vistas à preservação do
direito ao acesso à documentação escolar .
§ 2º - O processo de regularização previsto no caput deste artigo não exime
o mantenedor, seja ele privado ou público, das responsabilidades decorrentes da
extinção do estabelecimento de ensino, sendo encaminhado pela DICA o processo
de regularização aos órgãos competentes para que sejam adotadas as medidas
cabíveis .
Art. 18 - Após a publicação do ato próprio de encerramento das atividades do
estabelecimento ou do curso, a DICA deverá, na forma do Anexo IX desta
Resolução, juntar ao processo pronunciamento histórico- descritivo quanto ao
funcionamento da instituição, inclusive acerca de estágio supervisionado, se
for o caso, o qual deve ainda ser amplamente divulgado junto à sociedade
através do sítio eletrônico da SEEDUC .
Parágrafo
Único - A SEEDUC deverá manter em seu sítio eletrônico
a listagem das escolas extintas por irregularidades, disponibilizando, ainda,
cópia integral do ato de encerramento .
CAPÍTULO III
Das Disposições Gerais
Art. 19 - Arquivos escolares oriundos de escolas regularmente extintas, que
optaram, nos termos da legislação vigente, por armazenamento eletrônico de seu
acervo em disquetes, CD-ROM, em formatos PDF e/ou Excel ou equivalentes, em 02
(duas) vias de idêntico teor, sendo uma via para uso corrente da instituição e
a outra via guardada como cópia de segurança em lugar protegido, a seu critério
e sob sua responsabilidade, ambas as vias deverão integrar o acervo a ser
recolhido, independentemente do acervo físico .
§ 1º - A CEEX, responsável pela guarda de acervo de escolas extintas, deverá
observar os mesmos critérios de guarda de cópia de segurança, conforme disposto
no caput deste artigo .
§ 2º - Para fim de cumprimento do disposto no parágrafo anterior,
poderão ser desprezados pela SEEDUC os documentos em papel arquivados em seu
acervo, em razão de informatização na forma a ser definida em norma específica
editada pela DICA .
Art. 20 - Fica expressamente vedada, em unidades escolares públicas estaduais
e privadas em funcionamento, ou em processo de extinção, a assinatura de
quaisquer documentos de comprovação de escolaridade por outro servidor ou
funcionário que não integre as equipes legalmente cadastradas ou designadas
para este fim .
Parágrafo
Único - Os responsáveis pela eventual emissão de
documentos sem que se observe o que trata o caput deste artigo, bem como a
equipe técnico-administrativo-pedagógica e, conforme o caso específico, os
mantenedores, serão passíveis de responsabilização administrativa, civil e
penal .
Art. 21 - No caso de, no ato de encerramento, serem identificados cursos
oferecidos de maneira irregular, caberá à Comissão de Recolhimento, por meio de
ato apartado do processo, elaborar relatório objetivo na forma do Anexo X desta
Resolução, juntando ao referido relatório toda a documentação encontrada
referente à oferta, preferencialmente:
a) documentos de identificação da instituição, de seus mantenedores
e da equipe técnico-administrativo-pedagógica;
b) documentos que comprovem a vinculação dos alunos à instituição e
seus respectivos registros acadêmicos;
c) planejamento de curso, matrizes curriculares e diários de
classe;
d) documentação docente;
e) documentação do Coordenador Técnico de curso, no caso de
Educação Profissional Técnica de Nível Médio;
f) e outros que eventualmente atestem a vinculação inequívoca dos alunos
à instituição de ensino e que a Comissão julgar necessários e importantes .
§ 1º - No caso de ausência material de elementos essenciais à
comprovação da oferta irregular, caberá, ainda, à Comissão de
Recolhimento, por meio de ato declaratório, promover a comunicação do fato .
§ 2º - O relatório de que trata o caput deste artigo, em razão direta das
políticas de proteção ao consumidor, será encaminhado à Secretaria de Proteção
e Defesa do Consumidor e do Procon-RJ, à Secretaria de Estado de Segurança
Pública, com vistas às Delegacias de Defraudações e do Consumidor, ou órgão que
eventualmente venha a suceder e, ainda, ao Ministério Público Estadual .
Art. 22 - No caso de encerramento de jure, somente serão autenticados e/ou
emitidos documentos de conclusão observados os critérios definidos no ato de
encerramento das atividades da instituição de ensino, ou, na ausência de
esclarecimentos quanto aos critérios referentes à regularização de vida
escolar, nos termos dos incisos I e II do art. 5º da Deliberação CEE nº
336/2013 .
Parágrafo
Único - A autenticação referida no inciso II do
art. 5º da Deliberação CEE nº 336/2013 deverá ter se dado em período anterior à
publicação do ato de encerramento de que trata o caput deste artigo .
Art. 23 - Uma vez formalmente encerrada a instituição, seu mantenedor terá
como obrigação, intransferível, a entrega de todo o acervo organizado por
curso(s) e dispostos os registros de alunos rigorosamente em ordem alfabética,
no endereço definido pela respectiva CRIE no corpo do processo .
Art. 24 - Ato de destruição, supressão ou ocultação por parte do mantenedor
e/ou da equipe técnico-administrativo-pedagógica, conforme o caso, de
documentos dos alunos egressos de instituição de ensino públicas ou privadas em
processo de extinção ou formalmente extintas, seja em benefício próprio, de
outrem, ou em prejuízo alheio, será comunicado, em razão do art. 305 do Código
Penal Brasileiro, ao Ministério Público Estadual e às Secretarias de Estado de
Proteção e Defesa do Consumidor e do PROCON-RJ e de Segurança Pública, com
vistas à adoção das medidas próprias de responsabilização .
Parágrafo
Único - No caso de unidades escolares públicas
estaduais, concomitante as medidas tratadas no caput, em razão da esfera
específica, deverá ser instaurado processo administrativo disciplinar em face
de todos os envolvidos no processo de extinção, bem como de custódia e gestão
do acervo .
Art. 25 - A DICA/SEEDUC, em razão de demandas próprias dos processos e
procedimentos de custódia e gestão do acervo de escolas extintas, poderá editar
norma operativa complementar a esta Resolução .
Art. 26 - Os casos omissos serão resolvidos por pronunciamento da DICA/SEEDUC
.
Art. 27 - Esta Resolução entrará em vigor a partir da data de sua publicação,
revogadas as disposições em contrário .
Rio de Janeiro, 24 de julho de 2014
WILSON RISOLIA RODRIGUES
Secretário de Estado de Educação
Publicado em DOERJ de 28/07/2014, Poder Executivo, Págs. 15, 16, 17 e 18.
